Macht die Einrichtung einer Vereinsgeschäftsstelle Sinn?

Der Gedanke, eine Geschäftsstelle einzurichten, ist für viele Vereine mit neuen Möglichkeiten verbunden. Die Vorteile liegen u.a. in einer Entlastung der Vorstandschaft, einer verbesserten Erreichbarkeit (sowohl persönlich wie auch telefonisch und per E-Mail), einer neuen Flexibilität bei Terminen an Vormittagen, einer tatkräftigen Unterstützung bei Vereinsveranstaltungen und vielem mehr. Des Weiteren kann die Räumlichkeit der Geschäftsstelle als Verwaltungssitz des Vereins dienen und ist als Archiv nutzbar.

Bevor es an die Einrichtung einer Vereinsgeschäftsstelle geht, sollten jedoch zunächst gründliche Vorüberlegungen getroffen werden, die anschließend in ein konkretes Konzept münden. So ist eine anfängliche kurze Situationsanalyse ("Brauchen wir eine Geschäftsstelle?") ebenso ratsam wie eine Aufstellung der verfolgten Ziele ("Welches Potenzial stellt eine Geschäftsstelle für uns dar?") und eine Ideensammlung potenzieller Aufgaben ("Welche Aufgaben können aus einem anderen Bereich übernommen werden und welche neuen Tätigkeiten gibt es?"). Anschließend gilt es, sich Gedanken über die Ausgestaltung, die personelle Besetzung und die Finanzierung der Geschäftsstelle zu machen. Hier sind die unterschiedlichsten Ausprägungen denkbar. Von einem Arbeitsplatz im Privathaushalt über angemietete oder kommunale Räumlichkeiten bis hin zu einer Gemeinschaftsnutzung mit anderen Vereinen oder Einrichtungen ist alles möglich. Ebenso vielfältig kann die personelle Besetzung aussehen. Die Leitung einer Geschäftsstelle erfolgt in einer Vielzahl der Vereine ehrenamtlich oder auf Basis einer 450-Euro-Anstellung ("Minijob"). Mit wachsender Vereinsgröße und Zunahme der Aufgabenfülle sind auch vermehrt teil- und vollzeitbesetzte Geschäftsstellen zu finden.

Wichtig zu wissen ist: Rahmenbedingungen und Aufgaben können von jedem Verein für sich selbst festgelegt werden. Der Leitfaden "Einrichtung einer Geschäftsstelle im Turnverein" soll bei der Entscheidungsfindung, Planung und Ausgestaltung helfen. Schritt für Schritt leitet er durch die Situationsanalyse und die ersten Überlegungen zur Umsetzung. Darüber hinaus gibt er Tipps und Empfehlungen zu den Voraussetzungen, der geografischen Lage, der Personalsuche und zu Steuern und Sozialversicherung. Die BTB-Vereinsberater empfehlen Turn- und Sportvereinen, die über eine Geschäftsstelle nachdenken: "Nehmt den Leitfaden zur Hand und setzt euch mit dem gesamten Vorstand zusammen – möglichst in einem separaten Zeitrahmen, unabhängig vom Sitzungsalltag."

Der Leitfaden steht für BTB-Vereine kostenfrei als PDF zur Verfügung. Bei Interesse bitte unter Angabe von Name und Verein eine E-Mail an vereinsentwicklungnoSpam@badischer-turner-bund.de senden.