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Hilfreicher Input zur Capoeira-Projektplanung im Verein

Wie kann ich einen Capoeira-Event möglichst stressfrei planen? Ab wann muss ich mich um das Färben der Kordeln, ab wann um Trainingshallen und Verpflegung kümmern? Und welche Fördermöglichkeiten gibt es vielleicht für mich? Um diese und andere Fragen drehte sich die zweite Fachtagung "Projektplanung in Capoeira-Vereinen" des BTB-Fachgebiets Capoeira. Rund 25 Capoeiristas aus ganz Baden-Württemberg kamen am 27. Januar 2018 in den Räumen des Polizeisportvereins Karlsruhe zusammen, um sich am Beispiel der Batizado und Troca de Cordas mit Eventmanagement zu beschäftigen.

Fotos: L. Grüterich

"Die Batizado und Troca de Cordas – portugiesisch für 'Taufe' und das 'Wechseln der Kordeln' – findet in fast jedem Capoeira-Verein statt, entweder jährlich oder alle zwei Jahre", so Lila Sax dos Santos Gomes ("Instrutora Lilás"), Landesfachwartin Capoeira. Deshalb habe man dieses Eventbeispiel für die Fachtagung ausgesucht: "Bei der Fachtagung wollen wir einen fachlichen Impuls zur Planung und Organisation der Batizado geben, aber auch durch den Austausch untereinander das Wissen rund um diesen Event erweitern."

Zielgruppen im Auge behalten

Den Einführungsvortrag gestaltete der externe Referent Matthias Tausch: Der Karatekämpfer und studierte Sportmanager, Unternehmer und Berater mit eigener Firma betreut aktiv Sportvereine im Bereich Marketing, Sponsoring und Eventmanagement. Sein Wissen rund um das Vereinswesen wird regelmäßig von verschiedenen Einrichtungen aus dem Bundesgebiet genutzt, unter anderem auch vom Badischen Sportbund. Bei der Fachtagung referierte er zum Thema Eventmanagement im Allgemeinen und gab den Capoeiristas unter anderem den Tipp, ihre Veranstaltungen von der Zielgruppe her zu denken: Handelt es sich primär um eine "interne" Veranstaltung, also für die teilnehmenden Capoeira-Spielerinnen und -Spieler? Oder stehen vor allem Zuschauer und Besucher im Vordergrund? Entsprechend müsse man das Angebot und das Rahmenprogramm anpassen.

Aufgabenbeschreibung und Projektpläne

Als nächstes referierte Lisa Grüterich ("Gabiroba"), BTB-Pressewartin Capoeira, zum Thema Projektplanung am Beispiel der Batizado. Wie bei anderen Events seien dabei die wichtigsten Messgrößen der Inhalt, die Zeit und die Kosten. Diese stünden in enger Wechselwirkung: Wenn zum Beispiel das Geld knapp werde, müssten Abstriche am Inhalt gemacht oder der Termin verschoben werden. Auch bei der Kommunikation, sowohl im Verein als auch zwischen Verein und den Trainern aus Brasilien, könne einiges schiefgehen. Um solche kleinen und großen Katastrophen zu vermeiden, sei eine gute Planung wichtig – mit detaillierten Aufgabenbeschreibungen, Projektplänen und genügend Zeit- und Personalpuffern.

Kostenplan und Steuertipps

Abschließend gab Instrutora Lilás – Landesfachwartin des Fachgebiets – einige finanzielle und steuerliche Tipps für die Batizado. Wichtig sei zum Beispiel ein realistischer Kostenplan: Man müsse einmal sämtliche Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen – von Trainerhonoraren über Hallenmiete bis Flyerdruck, um bei der Finanzierung der Batizado keine bösen Überraschungen zu erleben. Ein regelmäßiges Controlling der Einnahmen und Ausgaben und die entsprechenden Verwendungsnachweise gehören auch zu einer guten Planung. Solche Kostenpläne seien auch Voraussetzung, um für einen Event wie eine Kinderbatizado zum Beispiel Fördermittel aus dem Landesjugendplan erhalten zu können. Dabei müsse man aber beachten, dass diese Förderung nur dazu dienen kann, einen Fehlbedarf zu decken. Auch zur steuerlichen Behandlung von Essensverkäufen und Spenden nahmen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einige wertvolle Tipps mit nach Hause. Zum Abschluss der Fachtagung gab es noch für alle Capoeiristas eine offene Roda.

Jahrestagung 2018

Direkt im Anschluss an die Fachtagung fand die Jahrestagung Capoeira statt, mit Delegierten aus zahlreichen badischen Capoeira-Vereinen. Im Fokus stand hierbei vor allem die Fachgebietsordnung: Diese wurde nach kurzer Vorstellung durch die Landesfachwartin Instrutora Lilás von den Delegierten einstimmig verabschiedet. Anschließend standen Wahlen auf dem Programm: Die Landesfachwartin Lila Sax dos Santos Gomes ("Instrutora Lilás"), ihr Stellvertreter Luiz Carlos dos Santos Gomes ("Instrutor Cao") und Landestrainer Elton Lopes Guimarães ("Professor Nugget") standen für ihre jeweiligen Posten nicht mehr zur Verfügung. Die Anwesenden bedankten sich insbesondere bei Instrutora Lilás für ihr herausragendes Engagement für das Fachgebiet Capoeira im BTB. Anschließend wurde Michael Krenbauer ("Instrutor Jabutí") zum Landesfachwart, Annette Laur ("Instrutora Tartaruga") zur stellvertretenden Landesfachwartin, Anderson Marangoni ("Professor Sací") zum Landestrainer und Jonas Walter ("Treinel Simpático") zum stellvertretenden Landestrainer gewählt. Landeslehrwart Fabian Kiepe ("Graduado Cahpeu de Couro") und Nachwuchsbeauftragte Laura Gern ("Sebra") behielten ihre Positionen. Zu guter Letzt besprachen die Delegierten die anstehenden Themen und Termine 2018/19, darunter das Landesturnfest 2018 sowie das Thema der Capoeira-Fachtagung 2019.